Digitale Transformation des operativen Einkaufs: OTH Amberg-Weiden wirft einen Blick hinter die Kulissen
Die OTH Amberg-Weiden und ein deutscher Weltmarktführer im Einkauf haben sich zusammengetan, um die Effizienz und Kostenstruktur der tschechischen Tochtergesellschaft zu verbessern. Deswegen entwickelten Studierende unter der Leitung von Prof. Dr. Johann Strassl kreative, menschzentrierte Lösungen, um den operativen Einkaufsprozess zu optimieren.
„Unsere Einkaufsprozesse sind gut, aber sie könnten besser sein”, sagt Max R., Head of Procurement. Die tschechische Tochtergesellschaft des deutschen Weltmarktführers steht vor der Herausforderung, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Ihr Ziel: den operativen Einkaufsprozess durch digitale Lösungen verbessern. Der Digital Business-Experte Prof. Dr. Johann Strassl und seine Studierenden boten ihre Hilfe mit einem Kooperationsprojekt an. Doch sie gingen anders an die Sache heran – menschzentriert, pragmatisch und mit viel Kreativität.
Kreatives Feuerwerk für digitale Lösungen
„Wir begannen mit Gesprächen”, erklärt Strassl. „Wir wollten die Mitarbeitenden verstehen, was gut läuft und wo es hakt.” Führungskräfte und Mitarbeitende wurden befragt. Max R. erinnert sich: „Es war spannend, unsere täglichen Abläufe mal aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Wir merkten schnell, dass es viel Potenzial gibt.”
Dann kam der große Ideenworkshop im Digital Business Campus der OTH Amberg-Weiden. „Es war wie ein kreatives Feuerwerk”, beschreibt eine Studentin. 50 Ideen sprudelten aus zwei gemischten Teams von Studierenden und Mitarbeitenden. Max R. war beeindruckt: „Die Energie im Raum war unglaublich. Jeder hatte die Möglichkeit, seine Sicht einzubringen.”
Digitale Transformation
Nicht alle Ideen schafften es. „Wir mussten priorisieren”, sagt Professor Strassl. Am Ende blieben sieben vielversprechende Ansätze übrig. Darunter waren KI-basierte Lösungen und organisatorische Verbesserungen. Die sieben ausgewählten Ideen wurden prototypisch entwickelt. „Das war der spannendste Teil”, sagt Max R. „Wir sahen, wie unsere Prozesse effizienter werden könnten.” Zu den Prototypen gehörten:
- Automatisierte E-Mails: Ein System, das automatisch E-Mails an Lieferanten aus Bestellungen erstellt.
- Simultanübersetzungen: Tools zur automatischen Übersetzung, um Sprachbarrieren und -fehler zu reduzieren.
- Trackingnummern: Automatische Generierung und Verfolgung von Bestellungen mit einer Trackingnummer.
- Dashboards: Digitale Echtzeitberichte mit relevanten Kennzahlen entlang des Prozesses.
- Mentorenmodelle: Systematische Weitergabe von Erfahrungen an neu eingestellte Mitarbeiter.
- Meetingguidelines: Produktive Meetings mit gezielter Vorbereitung.
Im firmeneigenen Marktplatz-Setting in Tschechien stellte das Studierendenteam die Prototypen vor. „Es war ein bisschen wie ein Start-up-Pitch”, erzählt Max R. „Die Reaktionen waren durchweg positiv.” Mitarbeiter des Einkaufs sahen, wie diese neuen Tools ihren Alltag erleichtern könnten.
Max R. ist optimistisch: „Wir haben gesehen, was möglich ist. Jetzt geht es darum, die besten Ideen umzusetzen.” Strassl und seine Studierenden haben gezeigt, dass digitale Transformation nicht nur aus Technologie besteht. Es geht darum, die Menschen mitzunehmen und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. „Es war eine großartige Erfahrung für die Studierenden”, resümiert Strassl. „Und es ist erst der Anfang.”