Modellieren, simulieren und analysieren – Studierende lösen Projektaufgabe beim BAMF
Was stellt einen Prozess dar und was unterscheidet ihn von einem Projekt? Welche Instrumente benötigt es, um Geschäftsprozesse auf strategischer und operativer Ebene zu modellieren, zu analysieren, zu gestalten und zu steuern? Und welchen Vorteil haben Micro-Services? Antworten auf diese und viele weitere Fragen, erhielten Masterstudierende im Modul „Business Process Management“ und konnten dies zudem bei einem Projekt mit dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) in der Praxis erforschen.
Zunächst lernten die Studierenden in vier Lerneinheiten das Grundwissen, um Prozessmodellierung zu verstehen und um für das Praxisprojekt vorbereitet zu sein. Zum Beispiel, dass es für einen Prozess wesentlich ist, sich in die Kundensicht zu versetzen und das Ergebnis des einzelnen Prozessablaufes in der Bedeutung für den Kunden zu verstehen. Fragen wie „ist das eine verwaltende Tätigkeit“, „was heißt das für den Kunden“ helfen dabei zu verstehen, warum das Unternehmen wie handelt. Dabei eröffnet die Digitalisierung den Unternehmen weitere Möglichkeiten der Prozessveränderung, die es zu erkennen gilt.
Vergleich automatisierter und manueller Prozesse
Die Aufgabe des Projektes bestand darin Micro Prozesse eines automatisierten Prozesses mit der manuellen Ausführung des Prozesses zu vergleichen. Mirco Prozesse, ein Trend in der Prozesskultur bricht einzelne Prozesse herunter, automatisiert diese und setzt diese in einer Art Pipeline hintereinander. Modellieren, Simulieren und Analysieren der Prozesse bilden die Grundlagen, um eine Vergleichbarkeit zu schaffen. Um zu verstehen welche Kennzahlen der Behörde genügend Aufschluss liefern, wurde die Vision des Bamfs auf deren Webseite betrachtet. Beispielsweise versteht sich das Bundesamt für Migration als „Digital atmende Behörde“. Abgeleitete Ziele und Maßnahmen im Sinne einer Balanced Scorecard halfen Kennzahlen abzuleiten. Kennzahlen wie der „Anteil verwaltender Tätigkeiten“ für die Finanzperspektive oder die „Dauer der Fehlerbereinigung“ wurden in Abstimmung zwischen den Studierenden, Prof. Dr. Lederer und Remzi Avci dem Ansprechpartner des BAMFs festgelegt.
Der Vorteil des Bundesamtes für Migration als Praxispartner liegt nicht nur darin Einblicke in Behördenstrukturen zu bekommen, sondern auch darin, dass das Amt als Vorbild für die weitere Digitalisierungsagenda der Behörden gilt. Überraschend ist dabei zu verstehen wie viele IT-Projekte und Akteure auf einen Prozess innerhalb einer Behörde Einfluss nehmen.
Das Konzept der Projektarbeit verspricht weitere Vorteile. So können Methoden wie eine Balanced Scorecard anhand von realen Daten ausgefüllt werden. Dies führt zu einem besseren Verständnis der Bedeutung der Methode für das Unternehmen. Besonders hilfreich ist es dabei, Kennzahlen selbst zu erstellen und somit die Transformation einer wirtschaftlichen Vision hin zu einer Kennzahl zu erleben.
Das besondere Highlight zum Projektabschluss war die Ursachen-Wirkungs-Diskussion der Kennzahlen mit dem CTO des Bundesamtes für Migration und der IT-Forschungsabteilung der Behörde. Für die Studierenden ermöglicht dieser Austausch mit Behörden, Unternehmen und Managern eine hervorragende Vorbereitung auf das Arbeitsleben.