Prozess- und Dokumentenmanagement

Um ein gemeinsames Verständnis und Wissen über hochschulinterne Abläufe zu schaffen, verfolgt die OTH Amberg-Weiden einen prozessorientierten Ansatz. Das heißt: Alle Abläufe und Verantwortlichkeiten werden klar in standardisierten Prozessbeschreibungen definiert und stetig aktualisiert. Das schafft Transparenz und Verbindlichkeit. Wenige, gut unterscheidbare Symbole reichen dabei aus, um notwendige Arbeitsschritte zu beschreiben, Ansprechpersonen und Verantwortliche zu benennen sowie auf dazugehörige Dokumente und Gesetze zu verweisen. Gleichzeitig stellt die Prozessorientierung eine Maßnahme der Hochschule zur Qualitätssicherung dar. Veröffentlicht werden alle freigegebenen Prozesse und Dokumente im internen OTH AW-Prozessportal, zu dem alle Hochschulmitglieder Zugang haben.

 

Darstellung eines Beispielprozesses
Beispiel: Darstellung eines Prozesses

OTH AW-Prozessportal

Das OTH AW-Prozessportal schafft Transparenz: Die Prozessgrafiken zeigen auf einen Blick, wer wann wofür im Prozessablauf zuständig ist und welche Dokumente dafür benötigt werden. Zudem werden alle hochschulweit gültigen Dokumente wie Formulare, Checklisten, Verfahrensanweisungen, Verordnungen und Gesetze verwaltet. Eine regelmäßige Revision gewährleistet die Aktualität der Prozesse und Dokumente. Das OTH AW-Prozessportal erleichtert damit nicht nur die tägliche Arbeit der Hochschulmitglieder, sondern auch die Einarbeitung neuer Hochschulmitarbeiter und -mitarbeiterinnen.