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Die E-Mails der Studierenden werden nicht gesichert. Eine Archivierung ist allerdings mit Boardmitteln von Groupwise jederzeit möglich. Dadurch haben sie außerdem die Möglichkeit ihren Mailbestand zu reduzieren falls sie an die Postfach-Grenze stossen.
Beim Personal sowie den Professorinnen und Professoren werden die Emails automatisch gesichert. Das versehentliche Löschen einer Mail wird durch Mechanismen von Groupwise verhindert. Durch Wechsel auf das "Archiv/Backup" haben sie Zugriff auf ihre kürzlich gelöschten Emails.
Der Speicherplatz auf dem persönlichem Netzwerkwerk H beträgt für Professoren und Bedienstete 5 GB, für Studierende 2 GB.
Der belegte Speicherplatz kann bestimmt werden, indem man im Windows-Explorer im Laufwerk H: alle Dateien und Ordner gleichzeitig markiert und dann die Eigenschaften betrachtet (Dazu mit rechter Maustaste auf einen der markierten Ordner klicken und im erscheinenden Kontextmenue "Eigenschaften" wählen.)
Studierende von Studiengängen der Multimediatechnik erhalten ggf. von der Fakultät größere Laufwerkskapazitäten.